Esta postagem foi trazida a você em parceria com QuickBooks.
Ultimamente, os métodos de pagamento mais comuns têm sido utilizados por pequenas empresas que ainda enfrentam problemas com o fluxo de caixa. A correção não é complicada, mas requer uma abordagem mais rígida. Condições de pagamento claras, faturamento mais rápido, múltiplas formas de pagamento e acompanhamento automatizado ajudam a reduzir atrasos. Plataformas como QuickBooks Payments reúnem etapas em um único fluxo de trabalho, ajudando as empresas a passar da avaliação para a fatura, pagamento, depósito e contabilidade sem alternar entre ferramentas separadas.
Resposta rápida: As pequenas empresas podem reduzir os atrasos nos pagamentos e melhorar o fluxo de caixa fazendo o seguinte:
- Propor uma solução clara e concisa para o termo antecipadamente
- Solicitar um depósito ou pagamento único em trabalhos importantes
- Faturar antecipadamente no dia em que o trabalho for concluído, e não dias depois
- Automatizando pagamentos recorrentes para perseguir clientes manualmente
- Oferecendo vários métodos de pagamento, incluindo cartões, ACH e redes digitais
- Revise o fluxo de caixa semanalmente, não apenas na hora do imposto
- Usando uma plataforma como QuickBooks grátis que combina apresentações, cobranças de pagamentos e sistema em um só lugar
Aqui está uma visão mais detalhada de cada um e por que eles funcionam.
Por que os atrasos nos pagamentos pressionam o fluxo de caixa
Os atrasos nos pagamentos raramente acontecem porque os clientes não pretendem pagar. Muitas vezes você é o resultado de pequenos pontos de atrito no processo de solução. A fatura é emitida com alguns dias de atraso, as condições de pagamento não estão claramente definidas ou exige o pagamento de múltiplas etapas que podem facilmente ser adiadas pelo cliente.
Para as pequenas empresas, esses atrasos aparentemente pequenos podem aumentar rapidamente. A receita pode ser registrada no momento da emissão da fatura, mas o dinheiro não chega ao banco até que o cliente pague. Essa lacuna pode afetar tudo, desde pagamentos e pagamentos até compras de estoque e financiamento futuro.
O fluxo de caixa inesperado muitas vezes não tem como objetivo gerar mais receita. Trata-se de reduzir o tempo entre a conclusão da obra e o recebimento do pagamento. É por isso que mais empresas estão repensando toda a jornada de pagamento, desde avaliações e seguros até cobrança e escrituração de pagamentos, tratando cada etapa como uma tarefa separada.
Melhor pagamento desde o início
Os atrasos nos pagamentos geralmente começam antes do envio da fatura. Quanto mais precoces forem as expectativas, menos espaço haverá para confusão mais tarde.
Condições de pagamento claras devem ser incluídas em cada estimativa ou contrato, quer isso signifique solicitar um depósito, utilizar a faturação por etapas para projetos maiores ou reduzir as condições de pagamento de Net 30 para Net 15. Estes não são simplesmente detalhes administrativos. Eles estabelecem um entendimento comum sobre quando o pagamento é esperado e ajudam a garantir que os pagamentos de segurança não ultrapassem a data de vencimento.
Os depósitos também podem melhorar o fluxo de caixa, cobrindo os custos de materiais, ao mesmo tempo que proporcionam um compromisso com o cliente antes do início do trabalho. Para projetos maiores ou de execução mais longa, o faturamento por etapas serve um propósito semelhante, desembolsando pagamentos diferentes em vez de uma única fatura após a conclusão do trabalho.
Um fluxo de trabalho completo torna esse processo mais fácil de gerenciar. As empresas que usam QuickBooks podem criar estimativas, definir condições de pagamento e converter essas estimativas em mercadorias sem inserir novamente as informações do cliente ou alternar entre vários sistemas. Essa consistência reduz o trabalho manual e ajuda os clientes a receber um documento claro e profissional desde o início do projeto.
O objetivo não é criar uma política salarial mais rigorosa. Crie um processo de pagamento que seja mais fácil de ser seguido tanto pela empresa quanto pelo cliente.
Pagar a conta é rápido e simples
Depois que o trabalho estiver concluído, o que importa é a velocidade das coisas. Quanto mais rápido a fatura chegar ao cliente, mais rápido o processo de pagamento poderá começar.
Esperar alguns dias para enviar uma fatura pode não parecer significativo, mas cada atraso aumenta a probabilidade de que ela seja adiada em relação a outras prioridades. O envio da mercadoria enquanto o trabalho ainda está fresco mantém a transação em mente e cria uma conexão mais clara entre o serviço prestado e o pagamento solicitado.
Deve ser igualmente interessante. Mesmo os clientes que pretendem pagar integralmente podem ficar desanimados com uma transação se ela exigir a impressão de documentos, a emissão de um cheque, o login em contas bancárias individuais ou a inserção manual de pagamentos individuais.
É aqui que uma solução de fluxo de trabalho integrada pode fazer uma diferença significativa. Com QuickBooks Payments, as empresas podem enviar pagamentos digitais que permitem aos clientes pagar diretamente com cartões de crédito, cartões de débito, pagamentos bancários ACH, Apple Pay, Google Pay, PayPal ou Venmo. Em vez de alternar entre ferramentas separadas, os clientes podem concluir o pagamento a partir da própria fatura, reduzindo o atrito e ajudando as transações a serem pagas mais rapidamente.
Em conjunto, a entrada mais rápida e as opções de pagamento flexíveis reduzem o tempo entre a conclusão de um trabalho e o recebimento do pagamento. Em vez de realizar um trabalho extra para proprietários de empresas ou clientes, todo o processo da solução é mais simples, rápido e fácil de ser concluído.
Deixe a automação movimentar seus pagamentos
Acompanhar mercadorias antigas é uma grande parte para manter seu fluxo de caixa saudável, mas também é uma das tarefas mais fáceis de adiar. Os proprietários de empresas já estavam equilibrando clientes, funcionários, operações e crescimento. Lembre-se, quando você envia um e-mail repetidamente, ele se torna mais um item de uma lista já completa.
A automação ajuda a eliminar esse fardo ao mesmo tempo que cria uma experiência de pagamento mais consistente. Os lembretes podem ser inseridos na fatura com vencimento antecipado e, novamente, se o pagamento não tiver sido recebido, avisa o comprador em tempo hábil, sem mãos, em cada um dos seguintes momentos.
Em vez disso, os lembretes automatizados criam consistência. Cada cliente recebe a mesma comunicação profissional no momento certo, ajudando a reduzir as chances de a fatura ser rejeitada por esquecimento ou falta de vontade. As empresas que usam um fluxo de trabalho integrado como QuickBooks podem automatizar esses lembretes como parte do processo de chamada, reduzindo o acompanhamento manual e mantendo uma comunicação oportuna e consistente com o cliente. Em vez de gastar um tempo valioso rastreando pagamentos desatualizados, os proprietários de empresas podem se concentrar no atendimento ao cliente e na administração de seus negócios.
Transformando a atividade de pagamento em melhores decisões de fluxo de caixa
Reduzir os atrasos nos pagamentos é apenas parte da equação. As empresas também precisam de uma imagem clara do que foi pago, do que é devido e das receitas esperadas nos próximos dias ou semanas.
Muitos proprietários de empresas não descobrem os resultados do fluxo de caixa até prepararem a folha de pagamento ou revisarem os relatórios de final de mês. Então suas opções podem ser limitadas.
A revisão do fluxo de caixa semanalmente proporciona uma visibilidade muito melhor. Garantias pendentes, contas a receber vencidas e pagamentos futuros ajudam os proprietários de empresas a identificar antecipadamente possíveis deficiências e a tomar decisões informadas sobre contratações, compras de estoque ou financiamento futuro.
Quanto mais úteis forem as informações, mais fácil será planejar com confiança. As empresas que usam uma plataforma integrada como QuickBooks gratuitamente não precisam esperar até obter uma reconciliação de sua posição de caixa no final do mês. Como a atividade de pagamento flui diretamente para QuickBooks, os proprietários obtêm uma visão mais atualizada das receitas recebidas, faturas pendentes e dinheiro disponível, facilitando a tomada de decisões informadas ao longo do mês.
Por que uma plataforma de pagamento integrada é importante?
Muitas empresas ainda utilizam uma ferramenta para fazer estimativas, outra para enviar faturas, um fornecedor separado para receber pagamentos e ainda outro sistema de contabilidade. Embora essa abordagem possa funcionar, cada plataforma introduz etapas extras adicionais, entrada duplicada de dados e mais oportunidades para atrasos ou erros.
Uma solução de fluxo de trabalho integrada simplifica todo o processo, vinculando cada etapa da jornada do cliente. Avaliações de mercadorias serão feitas. Os clientes pagam pelos produtos vendidos diretamente por eles usando o método de pagamento maltês. Os pagamentos são armazenados, os registros do computador são atualizados automaticamente e as empresas obtêm uma imagem mais clara do fluxo de caixa sem mover manualmente os dados entre diferentes sistemas.
É aí que o QuickBooks Free se destaca. Em vez de tratar invocações, cobranças de pagamentos, depósitos e arquivamentos como tarefas separadas, ele os reúne no ecossistema QuickBooks. As empresas podem criar estimativas, convertê-las em faturas, receber pagamentos automáticos, receber depósitos automáticos, visualizar atividades de pagamento em contas informatizadas, tudo a partir de um fluxo de trabalho conectado.
Em vez de perder tempo alternando entre plataformas ou ganhando transações manualmente, os proprietários de empresas terão uma visão mais completa de suas finanças e, ao mesmo tempo, reduzirão o trabalho administrativo. Para empresas em crescimento, essas eficiências operacionais podem ser tão valiosas quanto são pagas mais rapidamente.
Um melhor fluxo de caixa começa com um melhor processo de pagamento
Os atrasos nos pagamentos raramente dependem da capacidade do cliente de pagar. Muitas vezes, existem pequenos pontos de fricção que se acumulam ao longo do caminho do pagamento, resultantes de condições de pagamento incertas e de exigências de opções de pagamento limitadas e de sistemas financeiros desarticulados.
Melhorar o fluxo de caixa não requer necessariamente encontrar mais compradores ou aumentar os preços. Muitas vezes começa com a criação de uma experiência de solução que seja mais rápida, simples e fácil para todos os envolvidos.
Formatos de pagamento claros e fáceis de usar, opções de pagamento flexíveis, lembretes automatizados e melhor visibilidade das receitas recebidas contribuem para um fluxo de caixa mais saudável. Reunir essas etapas por meio de uma integração funcional, como QuickBooks Free, ajuda as empresas a gastar menos tempo gerenciando faturas e mais tempo concentrando-se nos clientes, no crescimento e em outros recursos.
Para muitas pequenas empresas, receber pagamentos mais rapidamente não significa simplesmente acelerar a receita. Construir uma solução confiável, eficiente e projetada para apoiar o crescimento a longo prazo.
Ele sempre fazia perguntas
É correto cobrar uma taxa de atraso por um aviso de atraso?
Em muitos casos, mesmo que as leis locais o permitam e o preço seja claramente divulgado no contrato ou na garantia antes do início do trabalho. Incluir antecipadamente as condições de pagamento atrasado ajuda a definir expectativas e reduz a probabilidade de disputas posteriores. Se você gerencia estoque por meio de QuickBooks, esses termos podem ser incorporados em estimativas e faturas desde o início, criando um processo de pagamento mais consistente.
E se estiver incluído no plano de pagamento?
Mantenha suas anotações curtas, claras e diretas. Eles incluem o número da fatura, o valor devido, o valor do pagamento e um link direto para pagamento. É mais provável que os clientes respondam a uma solicitação clara do que sigam um e-mail vago. Plataformas de pagamento gratuitas como QuickBooks também podem automatizar esses lembretes para que sejam enviados de forma consistente, sem exigir acompanhamento manual.
Por que existem problemas de fluxo de caixa mesmo quando o negócio é lucrativo?
Lucro e fluxo de caixa são duas medidas diferentes. A receita normalmente é registrada quando a fatura é emitida, mas o dinheiro não chega à empresa até que o cliente realmente pague. Isto significa que o negócio pode parecer lucrativo no papel, ao mesmo tempo que enfrenta desafios no pagamento de fornecedores, na cobertura da folha de pagamentos ou em operações correntes dispendiosas. O uso de um fluxo de trabalho integrado, onde a atividade de pagamento atualiza automaticamente os registros do computador, fornece aos proprietários de empresas uma visão mais atual do dinheiro disponível. Essa é uma das vantagens de integrar QuickBooks Free com QuickBooks em vez de gerenciar pagamentos e escrituração separadamente.
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